Samstag, Januar 20, 2018
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    Enterprise Resource Planning

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    Systemtechnik

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    Rechnungswesen

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Rechnungsverarbeitung

Funktionsübersicht

  • Weitgehender Verzicht auf die manuelle Datenerfassung
  • Qualitätssteigerung durch einheitliche Verbuchung wiederkehrender Geschäftsvorfälle
  • Konformitätsprüfung im Sinne des § 14 UStG (Recht zum Vorsteuerabzug)
  • Benutzerindividuelle Anpassung des Unides Arbeitsbereichs
  • Verknüpfung von Buchungssatz und zugehörigem Beleg
  • Belegaufruf aus dem Rechnungswesen
  • Flexible Ex- und ImportschnittstellenFür Softwarepartner: .NET-SDK zur Integration in eigene Anwendungen

 

Software

Automatisierte Rechnungsverarbeitung:

Im Umfeld des Rechnungswesens lassen sich Kostenvorteile erzielen, indem Sie Arbeitsabläufe optimieren und Durchlaufzeiten minimieren. Gerade die Erfassung von Eingangsrechnungen ist traditionell mit eintönigen und zudem sehr zeitintensiven manuellen Eingabearbeiten verbunden.

Die Lösung ist der Ersatz der manuellen Datenerfassung und Kontierung durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Unides.

Das mandantenfähige Unides generiert aus gescannten Buchungsbelegen weitgehend automatisiert Buchungsvorschläge für die zugrundeliegenden Geschäftsvorfälle. Eine zusätzliche Konformitätsprüfung im Sinne des § 14 UStG analysiert das Beleggut hinsichtlich formeller Fehler, die den Vorsteuerabzug gefährden könnten. Die Buchungsvorschläge werden übersichtlich in einem Journal dargestellt. Etwaige Korrekturen oder Aufteilungen des Rechnungsbetrags auf verschiedene Konten und Kostenstellen (Splittbuchung) können komfortabel durch direkte Übernahme der Textinhalte mit der Maus aus dem Belegbild erfasst werden. Nach der Kontrolle durch den fachkundigen Sachbearbeiter werden die Buchungssätze über eine Schnittstelle an die externe Finanzbuchhaltungssoftware übertragen und zusammen mit den Rechnungsbildern in Uniarchiv abgelegt.

Das Ergebnis ist eine zweifache Zeitersparnis: Sowohl bei der Belegerfassung im Rahmen der Finanzbuchhaltung als auch bei der Recherche bspw. im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten oder durch buchhaltungsfremde Abteilungen.

Unides kommuniziert über eine flexible Schnittstelle mit externen Finanzbuchhaltungssystemen.

Dokumentenmanagement / Archiv

Funktionsübersicht

Dokumentenerfassung & Verschlagwortung:

  • Unlimitierte optische Zeichenerkennung (OCR Texterkennung)
  • Komfortable Indexierung mit der Maus auf Basis der OCR-Ergebnisse
  • Layoutbasierte Dokumentenklassifikation und automatisierte Indexierung
  • Anbringen digitaler Anmerkungen (Haftnotizen, Stempel, Markierungen)
  • Benutzerindividuelle Anpassung des Unicapture Arbeitsbereichs
  • Office Add-Ins zur Direktarchivierung
  • Virtueller Uniarchivdrucker
  • Get it – Tastenkürzelfunktion

Dokumentenrecherche:

  • Kombinierte Index-und Volltextrecherche
  • Speichern wiederkehrender Abfragen / Favoriten
  • Direkte Archivrecherche aus Fremdanwendungen
  • Direktes Bearbeiten archivierter Dokumente
  • Automatische Versionierung
  • Flexible Exportoptionen
  • Selbsttragende Archivauszüge zur lizenzunabhängigen Recherche auf CD / DVD
  • Benutzerindividuelle Anpassung des Uniview Arbeitsbereichs

Erweiterungen:

  • Flexibles Dokumentenrouting und Workflows
  • Optimierte Serverauslastung durch Prozessverteilung
  • Outlook-Anbindung
  • Onboard Scanclient für die Kodak Scan Station 520EX
  • Anbindung externer Standorte und Mandanten

 

Software

Wir bieten Ihnen das Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem Uniarchiv der Firma BDV, Branchen-Daten-Verarbeitung GmbH, an.

Seit mehr als 30 Jahren entwickelt BDV branchenspezifische Softwarelösungen. In die Archiv-Software ist in eine umfassende Dokumentenverwaltung integriert. Über Module kann das Uniarchiv-System an die jeweiligen Unternehmensanforderungen angepasst werden. z.B. In einer einfachen Struktur: Dokumente einscannen - Archivieren - Recherche, oder mit komplexen Abläufen wie Bearbeitungsworkflow, Filialanbindung und automatisierter Vorgangsverarbeitung etc.

Diese erweiterten Zugriffsmöglichkeiten und Anwendungsgebiete tragen zu einer effizienten Dokumentennutzung im aktuellen Geschäftsablauf bei. Fehler werden minimiert, Bearbeitungszeiten verkürzt und durch ein geregeltes Sicherheitsmanagement werden die Veränderungen von Daten und Dokumenten nachvollziehbar dargestellt. Die elektronische Archivierung ist so ein elementarer Bestandteil eines stabilen und abgesicherten Arbeitsprozesses.

Aufbau des Uniarchiv-Systems:

Das uniarchiv-System besteht aus dem Uniarchiv-Server und der dazugehörigen Datenbank, sowie den Erfassungsclients Unicapture und Uniview zur Recherche und Bearbeiten archivierter Dokumente.

Optional erweitern folgende Module diese Basisfunktonalität:

  • Jobserver – beinhaltet Funktionalitäten zur Prozessverteilung und –optimierung
  • Workflowserver / Webserver Uniweb – zur Modellierung von Workflowprozessen
  • Unides – Rechnungsverarbeitung – Generierung von Buchungsvorschlägen und Archivierung von Rechnungsdokument zum zugehörigen Buchungssatz
  • Jobcharger Scanclient als Eingangsmodul, der via TWAIN angeschlossene Dokumentenscanner unterstützt

Bei den Clientlizenzen handelt es sich, soweit nicht anders angegeben, um Concurrent User Lizenzen (Fließlizenzen). Concurrent User Lizenzen sind nicht an feste Benutzer gebunden und können nacheinander von verschiedenen Benutzern verwandet werden. Die Anzahl der Lizenzen definiert, wie viele Benutzer gleichzeitig mit dem System arbeiten können.

Jede Concurrent User Lizenz kann in zwei Named User Lizenzen gewandelt werden. Named User Lizenzen können dann nur von dem jeweiligen zugeordneten Benutzer verwendet werden.