SRG – DMS & revisionssichere Archivierung mit Uniarchiv
SRG Archiv & Dokumentenmanagement
- Umfassende Dokumentenverwaltung
- Individuell anpassbar
- Minimierung von Fehlern & Arbeitszeiten
Dokumentenmanagement & revisionssichere Archivierung mit Uniarchiv
Mit dem Archivierungs- & Dokumentenmanagement- System Uniarchiv erhalten Sie eine Archiv-Software mit einer umfassenden integrierten Dokumentenverwaltung.
Was kann das Uniarchiv-System?
Über Module kann das Uniarchiv-System an die jeweiligen Unternehmensanforderungen angepasst werden. z.B. in einer einfachen Struktur: Dokumente einscannen – Archivieren – Recherche, oder mit komplexen Abläufen wie Bearbeitungsworkflow, Filialanbindung und automatisierter Vorgangsverarbeitung etc.
Diese erweiterten Zugriffsmöglichkeiten und Anwendungsgebiete tragen zu einer effizienten Dokumentennutzung im aktuellen Geschäftsablauf bei.
Zeitersparnis und Fehlerminimierung
Fehler werden minimiert, Bearbeitungszeiten verkürzt und durch ein geregeltes Sicherheitsmanagement werden die Veränderungen von Daten und Dokumenten nachvollziehbar dargestellt. Die elektronische Archivierung ist so ein elementarer Bestandteil eines stabilen und abgesicherten Arbeitsprozesses.
Kooperative Dokumentation im ganzen Unternehmen.
Uniarchiv nimmt Dokumente aus allen Bereichen / Programmen auf und stellt diese Informationen:
- in einer gemeinsamen Terminologie
- vollständig
- ohne redundante Informationen
- in Historie und Prozessen gut dokumentiert
- allen berechtigten Mitarbeitern sekundenschnell digital zur Verfügung
Fakten (Auszug):
- Revisionssichere Archivierung
- Rlexibles Dokumentenrouting und Workflows
- Optimierte Serverauslastung durch Prozessverteilung
- Outlook-Anbindung
- Virtueller Archivdrucker für windowsbasierte Anwendungen
Die DMS– und Archivlösung von Uniarchiv ist für kleine und mittlere Unternehmen konzopiert und zeichnet sich durch sehr kurze Implementationszeiten, einen schnellen Return on Investment und eine hohe Integrationsfähigkeit in Partneranwendungen aus.
Individueller Archivaufbau
Mit Hilfe des Archiv-Managers erstellen und verwalten Sie Ihren individuellen Archivbau und / oder importieren branchen- bzw. anwendungsspezifische Archivstrukturen. Dazu zählen die virtuellen „Archive“, „Regale“ und „Ordner“ sowie die darin benötigten Indexfelder für die Erfassung und Recherche. Uniarchiv vereint verschiedene Typen von Dokumenten und Dateien unter Medienbrüche zwischen physischen und digitalen Dokumenten.
Rechteverwaltung
Mit Hilfe des BenutzerManagers werden die Benutzergruppen und ihre individuellen Rechte verwaltet.
Neben den Schreib- und Lese- Rechten in Bezug auf die vorhandenen Archivbereiche geht es dabei auch um die grundsätzliche Nutzung der einzelnen Module der Uniarchiv DMS-Suite und mögliche Stellvertreterregelungen bei den Verarbeitungsprozessen.
Im FeldManager können die Zugriffsrechte über die Ordnerebene hinaus weiter aufgeschlüsselt und bis auf Feldinhaltsebene eingeschränkt werden.
Über den MandantenManager werden spezielle Einstellungen für die Rechnungsverarbeitung mit Unides getroffen.
Für die Servermodule JobServer und Workflow-Server existieren ebenfalls entsprechende Manager zur grafischen Modellierung der jeweiligen Prozessketten
Recherche und Archivauszüge
Im Gegensatz zur traditionellen Ablage lassen sich über den Daten-Manager Informationen in Sekundenschnelle recherchieren. Selbsttragende Archiv-Auszüge ermöglichen eine lizenzunabhängige mobile Dokumentenrecherche
Lizenzierung
Die zugrundeliegenden Client- und Serverlizenzen werden mit dem LizenzManager verwaltet. Standardmäßig werden für die Clients Unides, Unicapture und Uniview Concurrent user Lizenzen (Fließlizenzen) bereitgestellt. Sie sind nicht an feste Benutzer gebunden und können nacheinander von verschiedenen Benutzern verwendet werden.
Die Anzahl der Fließlizenzen definiert, wie viele Benutzer gleichzeitig mit dem System arbeiten können.
Jede Concurrent User Lizenz kann alternativ in zwei Named User Lizenzen umgewandelt werden.
Named User Lizenzen können dann nur von dem jeweils zugeordneten Benutzer verwendet werden.
Gerade die Erfassung von Eingangsrechnungen ist oft mit sehr zeitintensiven manuellen Eingabearbeiten verbunden. Abhilfe schafft der Ersatz der manuellen Datenerfassung und Kontierung durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit dem Modul Unides.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Mit dem Belegleser Unides wird die Rechnungsverarbeitung automatisiert.
Automatisierte Aufteilungsbuchungen, die Verwaltung von Dauerbelegen und der Import digitaler Rechnungen (bspw. im ZUGFeRD Format) sind dabei ebenso möglich wie eine Konformitätsprüfung im Sinne des § 14 UStG, die das verarbeitete Beleggut hinsichtlich formeller Fehler analysiert, die den Vorsteuerabzug gefährden könnten. Alle Buchungsvorschläge werden übersichtlich in einem Journal dargestellt, manuelle Ergänzungen oder Korrekturen können mit der Maus durch direkte Übernahme aus dem Belegbild erfolgen. Neben den buchungsrelevanten Kopfdaten einer Rechnung können zudem individuelle Zusatzfelder wie bspw. Auftrags- oder Lieferscheinnummern ausgelesen werden.
Die Belege können nach der Kontrolle durch den fachkundigen Sachbearbeiter zur sachlichen Prüfung und Freigabe an den optionalen WorkflowServer übergeben werden.
Fakten (Auszug):
- Weitgehender Verzicht auf die manuelle Datenerfassung
- Qualitätssteigerung durch einheitliche Verbuchung wiederkehrender Geschäftsvorfälle
- Konformitätsprüfung im Sinne des $ 14 UStG (Recht zum Vorsteuerabzug)
- Benutzerindividuelle Anpassung des Unides Arbeitsbereichs
- Verknüpfung von Buchungssatz und zugehörigem Beleg
- Belegaufruf aus dem Rechnungswesen
- Flexible Ex- und Importschnittstellen
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